Listas de invitados por evento

Introducción

Una lista de invitados es un mecanismo distinto al de las invitaciones QR. En vez de cargar vos uno por uno, compartís un link público de registro y los potenciales invitados se anotan solos completando sus datos (nombre, email, DNI, cantidad de acompañantes). Vos después aprobás o rechazás cada inscripción desde el dashboard.

Es ideal para casos donde:

• No sabés de antemano quiénes serán los invitados (ej: prensa con inscripción abierta).
• Querés control de aforo con filtro manual (listas VIP que eligen ir, vos decidís).
• Tenés un cupo limitado y querés que los primeros N que se anoten queden confirmados.
• Querés pedir datos adicionales (DNI, vehículo, dieta, etc.) antes de emitir la entrada.

Diferencia con invitaciones QR

Crear una lista

Ir a Eventos

1. 01

   Entrá al evento y en el sidebar elegí Listas de invitados.

2. 02

   Hacé clic en Nueva lista. Se abre un formulario.

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   Completá los datos:

   • Nombre (obligatorio) — ej: Prensa, VIPs, Clientes Summit 2026.
   • Descripción (opcional).
   • Tipo de entrada (opcional) — si se aprueba un registro, se le asigna este tipo.
   • Máximo de inscriptos (opcional) — cupo de la lista. Si lo dejás vacío, no hay límite.
   • Requiere aprobación (toggle) — si está ON, los registros quedan Pendientes hasta que los apruebes. Si está OFF, se aprueban automáticamente al registrarse.
   • Fecha límite de inscripción (opcional) — cuándo cierra el registro público.
4. 04

   Guardá la lista. El sistema genera un link público único con forma vortahub.com.ar/events/{slug-del-evento}/guest-list/{código}. Desde la tabla de listas podés copiarlo con un clic.

5. 05

   Compartí el link. Enviá el link por WhatsApp, email, redes o donde prefieras. Los invitados lo abren y se auto-registran.

Qué ve el invitado al registrarse

El invitado abre el link público y ve una página con:

• Nombre y fecha del evento.
• Formulario con:
  • Nombre (obligatorio).
  • Email (obligatorio).
  • Teléfono (opcional).
  • DNI (opcional).
  • Cantidad de acompañantes (+1, +2, etc.).
• Botón Registrarme.

Al confirmar:

• Si la lista no requiere aprobación: queda confirmado al instante. Recibe email con los detalles del evento y un QR.
• Si la lista requiere aprobación: queda en estado Pendiente. Ve un mensaje "Tu registro fue recibido, te avisamos cuando sea aprobado".

Aprobar o rechazar inscripciones

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   Entrá a la lista desde el evento → Listas de invitados → click en la lista.

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   Revisá la tabla de inscripciones. Cada fila muestra datos del invitado + estado (Pendiente, Aprobada, Rechazada, Check-in).

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   Para cada inscripción pendiente, tenés botones Aprobar / Rechazar.

4. 04

   Al aprobar: el sistema marca el estado como Aprobada, genera el QR y envía email al invitado con los datos del evento.

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   Al rechazar: el estado queda Rechazada. No se envía email automático, aunque podés notificar manualmente.

Acciones masivas

Si tenés muchas inscripciones que aprobar de una vez, la tabla soporta selección múltiple con checkboxes + botones Aprobar seleccionados / Rechazar seleccionados. Útil cuando cerrás el registro y revisás todo junto.

Estados de una inscripción

Preguntas frecuentes

¿Cuántas listas puedo crear por evento?

No hay límite documentado. Podés tener varias (ej: Prensa, VIP, Staff) en un mismo evento, cada una con su link.

¿Los invitados aprobados consumen cupo del evento?

Sí. Cada aprobación genera un ticket del tipo que configuraste en la lista y consume del cupo total. Si tu lista tiene máximo 100 pero tu evento tiene solo 80 cupos disponibles del tipo asignado, solo vas a poder aprobar 80.

Cerré el formulario ¿puedo volver a abrirlo?

Sí, desde la configuración de la lista. La fecha límite es opcional y podés modificarla en cualquier momento.

¿El invitado rechazado puede re-inscribirse?

Técnicamente sí, si el formulario sigue abierto. Si no querés que vuelva, cerrá el formulario o ignorá la nueva inscripción.

¿Puedo pedir datos custom en el formulario?

Por ahora los campos son fijos (nombre, email, teléfono, DNI, acompañantes). Si necesitás campos específicos (ej: "Empresa", "Talle de remera"), escribinos a ayuda@vortahub.com.ar.

¿Las inscripciones se pueden exportar?

Hoy no hay botón de exportación a CSV en la pantalla de la lista (está en el roadmap). Si necesitás la planilla urgente, escribinos a ayuda@vortahub.com.ar y te la exportamos.

¿El QR de un aprobado funciona igual que una entrada paga?

Sí. Se valida en puerta con el mismo escaneo — el sistema lo marca como check-in y cierra el loop.

Siguientes pasos

• Invitaciones QR personalizadas — si preferís cargar vos los invitados en lugar de auto-registro.
• Grupos de invitaciones — plantillas reutilizables para invitar masivamente.
• Control de acceso — escanear los QR el día del evento.