Configurar ocurrencias de un evento recurrente
Gestionar las funciones individuales de un evento recurrente o de fechas específicas — cancelar, agregar, editar y monitorear cada fecha.
Introducción
Cuando tu evento tiene varias fechas (modo Fechas específicas o Recurrente semanal), cada fecha es una ocurrencia (también llamada función). Cada ocurrencia tiene su propio cupo, estado y datos de venta. Esta página cubre cómo gestionarlas desde el panel Funciones del evento.
Cuándo necesitás esta pantalla
- Cancelar una función puntual (ej: se enferma el artista el viernes — cancelás solo esa fecha).
- Agregar una función nueva sin pasar por el wizard completo.
- Ver qué funciones tienen ventas, cuáles están agotadas, cuáles vienen.
- Monitorear el estado de cada fecha por separado.
Llegar al panel de Funciones
Ir a Eventos- Entrá al detalle del evento desde Eventos → tu evento.
- En el sidebar del evento, hacé clic en Funciones.
- Vas a ver una tabla con todas las ocurrencias.
La tabla de ocurrencias
Cada fila muestra:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha | Día y hora formateados (ej: Mié, 15 de abr, 2026 20:00). |
| Estado | Badge con el estado actual (ver tabla abajo). |
| Acciones | Botón para cancelar la ocurrencia (deshabilitado si ya está cancelada o finalizada). |
Estados de una ocurrencia
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Programada | Creada pero todavía no en venta al público. |
| En venta | Acepta compras en el checkout. |
| Agotado | Todos los cupos vendidos. |
| Cancelada | Ocurrencia cancelada — no vende más entradas. |
| Finalizada | La fecha ya pasó. |
Cómo cancelar una ocurrencia
Desde la tabla Funciones, encontrá la ocurrencia que querés cancelar.
Hacé clic en el botón de acciones (ícono de bote de basura o similar) al final de la fila. Se abre un diálogo de confirmación.
Confirmá la cancelación. El estado cambia a Cancelada y el evento deja de vender entradas para esa fecha.
Gestioná reembolsos de los compradores afectados. Si ya se vendieron entradas para la fecha cancelada, es tu responsabilidad devolver el dinero. Ver Reembolsos para el procedimiento.
La cancelación no emite reembolsos automáticos
Cancelar una ocurrencia solo cierra la venta y marca el estado. El reembolso a quienes ya compraron debe gestionarse manualmente desde el panel de Órdenes. Avisá a los compradores antes de cancelar.
Cupos por ocurrencia
Cada ocurrencia tiene su propio inventario de tickets. Si configuraste 200 General al crear el evento, cada función tiene 200 disponibles independientemente.
Si querés cambiar el cupo de una función puntual (ej: el sábado lleva mejor y pusiste 300 tickets, pero el domingo solo 150), podés editarlos ocurrencia por ocurrencia desde el detalle de cada una. Esto es útil para venues con capacidades distintas por fecha o políticas de aforo que varían.
Scanners y control de acceso por ocurrencia
Los scanners asignados al evento tienen permiso para validar todas las funciones, pero al escanear un QR el sistema automáticamente detecta a qué ocurrencia corresponde:
- Si el QR es para la ocurrencia del día: se valida normalmente.
- Si el QR es para otra ocurrencia (pasada o futura): se rechaza con el mensaje "Entrada para otra función".
- Si la ocurrencia está cancelada: se rechaza con "Función cancelada".
Esto evita que alguien use por error una entrada del sábado para entrar el domingo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo agregar una ocurrencia después de crear el evento?
Sí, si el evento es Fechas específicas podés agregar manualmente nuevas fechas desde el detalle del evento. Para Recurrente semanal, extender la serie normalmente se hace editando el patrón del evento (cambiar la fecha final).
¿Qué pasa si cancelo todas las ocurrencias?
El evento queda sin ocurrencias válidas y no puede vender más entradas. No se cancela el evento en sí — si después agregás una ocurrencia nueva, las ventas pueden reanudarse. Para "cancelar el evento entero", cambiá el estado del evento a Cancelado desde el detalle.
¿Los reportes se pueden filtrar por ocurrencia?
Sí. Los reportes tienen un filtro por función — podés ver ventas del sábado específicamente, o asistencia de la función del 15 de abril. Ver Reportes.
Mi evento recurrente no generó las ocurrencias automáticamente
Si creaste el evento con el modo Recurrente semanal y no ves las ocurrencias en el listado, revisá:
- Que la fecha de fin de la serie sea posterior a la fecha de inicio.
- Que hayas marcado al menos un día de la semana.
- Que no hayas agregado todas las fechas como excepciones por error.
Si todo está correcto y aún así no aparecen, escribinos — puede ser un bug de generación.
¿Se pueden asignar RRPP distintos por ocurrencia?
Los RRPP y revendedores están a nivel evento, no ocurrencia. Ellos pueden vender para cualquier función del evento, y la comisión se les imputa por cada venta.
Siguientes pasos
- Editar un evento existente — modificar la configuración general.
- Tipos de entrada y fases — ajustar precios y cupos.
- Reembolsos — gestionar devoluciones si cancelás.
Eventos únicos vs eventos recurrentes
Los tres modos de fechas disponibles en Vorta Hub — función única, fechas específicas y recurrente semanal — y cuándo usar cada uno.
Editar un evento existente
Cómo modificar un evento ya creado — qué se puede cambiar después de publicar, transiciones de estado, cancelación y archivado.